1 Общие положения
1.1. На должность офис-менеджера филиала назначается лицо с высшим
образованием, с опытом работы секретарем, отличным знанием компьютера и
оргтехники.
1.2. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору филиала.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность приказом директора филиала,
с обязательным заключением договора о полной индивидуальной материальной
ответственности; освобождается от должности приказом директора филиала
по согласованию с директором департамента филиалов и директором
департамента по работе с персоналом.
1.4. При отсутствии офис-менеджера его функции выполняет другой работник
филиала, назначенный приказом директора филиала.
1.5. Офис-менеджер в своей деятельности руководствуется действующим
законодательством РФ, а также настоящей должностной инструкцией,
правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями
Центрального офиса и директора филиала.
# Должностные обязанности
На офис-менеджера возлагаются следующие обязанности:
2.1. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот между
филиалом и Центральным офисом в строгом соответствии с установленными
требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности.
2.2. Осуществляет по поручению директора документооборот между филиалом
и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба,
пожарная инспекция и т.п.); при возникновении вопросов, требующих
решения, незамедлительно сообщает об этом директору филиала.
2.3. Ведет делопроизводство в филиале в соответствии с требованиями
Центрального офиса и по форме, утвержденной директором. Осуществляет
регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность
всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и
информацию, доводит их до непосредственных исполнителей, составляет
номенклатуру дел.
2.4. Осуществляет подготовку документов управления филиалом: оформляет
приказы директора, составляет и оформляет письма, акты, справки и т.п.
2.5. Свободно владеет внутренней программой фирмы <_________> и
осуществляет все необходимые операции в соответствии с инструкциями
отдела программного обеспечения.
2.6. Осуществляет прием и обработку заявок от клиентов, контролирует их
своевременную передачу на склад для комплектования заказа.
2.7. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами.
Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в
комплекте документов клиента.
2.8. Производит коррекцию выписанных счетов клиентам на основании
письменной претензии клиента (возвратной накладной, акт приемки товара и
т.д.). Осуществляет хранение и учет всех письменных претензий клиентов,
подшивая их к договорам клиентов.
2.9. Ежедневно расписывает банковскую выписку (устанавливает
соответствие между пришедшими деньгами и кодом клиента).
2.10. Осуществляет закрытие клиентских счетов, строго в соответствии
датами поступления денежных средств.
2.11. Своевременно, полностью и безошибочно доводит до сведения
менеджеров всю информацию, поступающую от их клиентов.
2.12. Выполняет поручения директора филиала, менеджеров и заведующего
складом по приему, оформлению и передаче необходимых им документов и
информации.
2.13. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.
2.14. При приеме на работу новых сотрудников проверяет правильность
оформления и отправляет в Центральный офис необходимые документы в
соответствии с установленными требованиями.
2.15. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу
запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.16. Выполняет копировально-множительные работы.
2.17. Выписывает доверенности.
2.18. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени.
2.19. Ежедневно, до начала работы, вносит в компьютерную базу данных
курс доллара по котировке ЦБ РФ.
2.20. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и
уничтожение.
2.21. Выполняет отдельные поручения директора, связанные с деятельностью
филиала.
2.22. При выявлении каких-либо обстоятельств, могущих ухудшить
деятельность филиала, немедленно сообщает об этом директору.
2.23. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и
доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
# Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Требовать соблюдения трудовых прав в соответствии с ТК РФ.
3.2. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и
делопроизводства филиала.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных требований.
# Ответственность
Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Обеспечение документооборота между филиалом и Центральным офисом в
строгом соответствии с требованиями к срокам и формам предоставления
документов и отчетности.
4.2. Ведение делопроизводства в соответствии с установленными
требованиями, сохранность всей документации филиала.
4.3. Утечку внутренней служебной информации.
4.4. Сохранность вверенных ей материальных ценностей.
4.5. Своевременное доведение до директора филиала информации, влияющей
на обеспечение эффективной работы филиала.
Данная инструкция может быть изменена или дополнена приказом
Центрального офиса, дополнена приказом директора филиала.
Нарушение данной инструкции или дополнений к ней влечет за собой
административное взыскание в соответствии с ТК РФ, вплоть до увольнения
